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檔案管理制度
點擊數: 來源:本站原創 發布時間:2015/10/28

為加強檔案管理工作,提高檔案工作質量,更好地為學校(院)工作服務,根據《中華人民共和國檔案法》及有關檔案管理的規定,結合本校檔案工作的實際,制定本制度。

一、檔案立卷歸檔制度

1、凡在本校(院)日常工作及重大活動中直接形成,并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載都應歸檔。

2、各科室相關人員應配合檔案人員對檔案材料的收集工作,在工作辦理完畢或活動結束后及時主動地將在工作活動中形成的各類材料(需歸檔的文件材料見附件《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》)交檔案管理員立卷歸檔,集中管理,任何科室和個人不得據為已有。

3、文件歸檔根據市檔案局批復的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》(見附件)收集整理。學校(院)檔案人員按照檔案歸檔范圍要求,負責收集全部應歸檔文件、基建、聲像等材料。

4、各科室指定兼職檔案人員,負責本科室在工作活動中形成的檔案,做好收集、整理、歸檔工作,并做好移交清單,在每年六月底前移交學校(院)檔案人員簽字驗收。學歷培訓檔案因上交合作高校,不再另交學校(院)保管。其他短期培訓也不做要求立卷歸檔,各科室(中心)可自行留檔。

5、財務檔案應在每年六月底前,按規定將前年的財務檔案立卷歸檔,暫由財務人員保存一年后,隔年移交到學校(院)檔案室。

6、電子文件實行集中統一管理,歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔,邏輯歸檔可實時進行,物理歸檔按照同類紙質文件的規定定期完成。

二、檔案庫房管理制度

1、檔案庫房是存入各類檔案的重地,庫房鑰匙由專人保管。

2、庫房要堅固,有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等設施,并采取必要的預防措施和設置必要設備,確保檔案的安全。

3、庫房內要保持適應的溫度和濕度。根據季節不同氣候變化加強管理,做好每日的溫、濕度記錄。

4、庫房內經常保持整齊、整潔,每天下班前要認真檢查庫房,關好門窗,注意電源,清理廢紙等易燃物品。在庫房內嚴禁吸煙,確保庫房安全。

5、庫房內檔案分類存放,排列要整齊有序,編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖,便于查找。不得在庫房內存放個人物品或堆放雜物。

6、定期對庫藏檔案進行清理校對,做到帳、物相符。對破損、變質的檔案要及時進行修補復制。庫藏檔案因移交、遺失等注銷帳卡時,要查明原因,保存依據。

7、電子檔案應配備專用的電子文件柜,每年定期備份。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設備;環境溫度選定在17℃—20℃,相對濕度選定在35%—45%。

8、檔案管理員調動工作時,應在離職前辦好檔案庫房的交接手續。

三、檔案查閱利用制度

1、本校(院)檔案供本校各科室查閱利用,查閱檔案資料時需辦理查閱登記手續,填寫借閱登記表。

2、外單位查閱檔案資料,須持所在單位介紹信,經分管領導審批后,予以查閱。

3、查閱檔案,只限于在指定場所進行,未經批準,不得將案卷帶出檔案室。

4、嚴守機密,不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。

5、要愛護檔案,不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字等,如發現有上述情況者,按《檔案法》規定進行必要處理。

四、檔案保密制度

1、檔案管理員要增強保密觀念,嚴格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規定的保密紀律,不得泄露所藏檔案的內容,不準出賣、盜竊檔案機密,違者按情節依法懲處。

2、密級文件、資料統一由專人收拆登記。

3、各科室暫時保存的機密、秘密文件、資料,應妥善保管,不得讓外來人員隨便翻閱,用后立即歸檔或統一處理。

4、定期組織或結合安全保衛工作,進行保密教育和保密檢查。

舟山廣播電視大學(舟山蓉浦學院) 文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表

2015.9

責任部門或人員

歸檔范圍

保管期限

備注

黨委

1

本校黨委工作計劃、總結

永久

 

2

本校黨委會議記錄

永久

 

3

黨委民主生活、中心組理論學習會議記錄和學習材料

30

 

4

本校黨委年度統計表、黨員名冊

永久

 

5

本校黨委年度工作計劃、總結

永久

 

6

本校黨委換屆選舉文件材料

永久

 

7

黨員組織關系轉入、轉出介紹信及存根

永久

 

8

黨費收繳清單

30

 

9

黨建工作中重要專項活動報告、總結等文件材料

永久

 

10

黨委、支部組織的各種活動計劃、安排

10

 

11

黨務工作記錄

10

 

12

上級黨委對本校黨組織、黨員的表彰文件

 

 

12.1

市級(含)以上的

永久

 

12.2

市級以下的

30

 

13

本校黨委對本校支部、黨員的表彰文件

30

 

14

本校紀檢年度工作計劃和總結

永久

 

15

本校紀檢工作規定、辦法等文件材料

30

 

16

對本校黨員的處分材料

 

 

黨委

16.1

處理結果為黨員警告處分以上的

永久

 

16.2

處理結果只為黨內警告處分的

30

 

16.3

處理結論是查無實據的

10

 

17

黨風建設和廉政建設活動的計劃、安排、匯報等文件材料

10

 

18

上級機關有關黨建、紀檢、支部工作文件材料

10

 

19

黨委、支部各項活動照片、錄音、錄像、實物等文件材料

同紙質文件

特種載體檔案

辦公室

1

本校機構設置、撤并、名稱更改、人員編制、印章啟用和作廢等文件材料

永久

 

2

本校干部任免文件、領導分工文件

永久

 

3

本校教職工受各級人民政府、教育行政部門表彰文件

 

 

3.1

市級以上人民政府頒發的綜合性表彰

永久

 

3.2

省級(含)以上教育行政部門頒發的綜合性表彰

永久

 

3.3

省級以下教育行政部門綜合性表彰及其他各級各類單項性表彰

30

 

3.4

本校教職工先進事跡材料和各類先進審批表

30

 

4

本校對各部門、教職工等表彰文件

30

 

5

因公出國人員審批文件材料

30

 

6

本校年度(學年度)工作計劃、總結

永久

 

7

校長辦公會議、行政會議記錄

永久

 

8

本校學年基礎教育統計年報和各種基本情況統計表

永久

 

辦公室

9

本校編制的大事記、組織沿革、年鑒、校史等

永久

 

10

本校各項規章制度

30

 

11

校慶等重大慶典活動文件材料

永久

 

12

學校召開的重要的全校性會議,包括通知、議程、領導講話、老師學生代表講話、決議、決定、會議紀要等文件材料

永久

 

13

群眾來信來訪文件材料

 

 

13.1

有領導重要批示

永久

 

13.2

其他有處理結果的

30

 

14

上級主管部門、領導來本校檢查、視察時產生的文件材料

 

 

14.1

市級以上主管部門領導人、市級以上領導來本校解決重要問題的

永久

 

14.2

市級以上主管部門領導人,市級以上領導來本校作一般性檢查、視察的

30

 

14.3

上級主管部門一般工作人員來本校解決重要問題的

30

 

14.4

本校工作匯報材料

30

 

15

與上級主管部門、其他機關、本校各部門簽訂的各類考核責任書

10

 

16

本校與有關單位及個人簽訂的各類合同、協議、意向書等文件材料

 

 

16.1

時效性較長、金額較大的

永久

 

16.2

有關本校房產、所有權和使用權的

永久

 

16.3

臨時承租本校住房合同、協議

永久

 

16.4

辦公設備、購買供貨、技術咨詢、有效期短的、金額較小的協議、合同

10

 

辦公室

17

學校行事歷、每月工作安排

10

 

18

本校與有關單位工作聯系的函、通知以及沒有批復的請示文件

10

 

19

校務公開內容、公開情況

10

 

20

上級鄰導在重要會議上的講話

10

 

21

本校成立的非常設機構領導小組文件

10

 

22

校領導和工作人員參加各級各類會議帶回的重要材料

10

 

23

學校房產證、土地使用權證

永久

 

24

教職工住房分配情況

永久

 

25

本校成立的課外活動中心等的報告、批復

永久

 

26

上級有關部門關于學校管理、文檔等需要執行的文件

 

 

26.1

政策性的,需上期執行的

永久

 

26.2

技術性、操作性,短期執行的

10

 

27

上級有關部門制發的具有查考價值的文件

10

 

28

學校舉辦的各項活動照片、錄音、錄像、實物等文件材料

同紙質文件

特種載體檔案

組織人事

1

教職工錄用、聘解、轉正、定級、調資、停薪留職、辭職、離退休、傷亡、撫恤、遺囑補助等文件材料

永久

 

2

教職工調入、調出介紹信及存根

永久

 

3

教職工花名冊、全校教職工備配一覽表

永久

 

4

教職工專業技術職務認定文件

永久

 

組織人事

5

教職工專業技術職務聘任文件

永久

 

6

教職工學年度考核文件材料

 

 

6.1

全校教職工年度考核匯總表

永久

 

6.2

教職工年度考核表

長期

教師業務檔案

7

本校教職工勞動工資年報

永久

 

8

相關部門關于人事、職稱評審、勞資、社保等需要執行的文件

10

 

9

學校聘請臨時職工的合同、協議

 

 

10

教職工處分文件材料

 

 

10.1

處理結果為行政警告處分以上的

永久

 

10.2

處理結果只為行政警告處分的

30

 

10.3

調查結論是查無實據的

10

 

11

教職工當選人民代表、政協委員材料

30

 

12

教職工培訓計劃、名單、結果等文件材料

10

 

社區教育

1

社區教育年度工作安排、計劃

10

 

2

各類培訓(通知、計劃、簽到冊、小結、相關媒體報道等)

30

 

3

社區協理員工作例會相關材料

10

 

4

社區教育工作年會相關材料

30

 

5

社區教育研究會相關材料

30

 

社區教育

6

課題文件材料(包括立項審批文件、任務書、開題報告,調研報告,原始記錄,實驗報告,工作總結,論文,專著,參加人員名單,材料,成果和獎勵申報材料及審批材料等)

 

科技檔案

7

在會議培訓工作中形成的照片、電子文件等

同紙質文件

特種載體檔案

后勤服務

1

學?;驹O施設備統計年報

永久

 

2

財務報表 、會計賬簿、會計憑證及會計移交、銷毀清冊

按有關規定

會計檔案

3

本校教職工工資名冊

永久

 

4

本校年度財務預算

30

 

5

財務檢查及審計結論性文件材料

永久

 

6

上級下達經費的文件及本鷴申請經費的請示

10

 

7

有關部門關于財務管理、報銷、入學收費等需要執行的文件

10

 

8

學校各項收費審批表、收費許可證申請表

10

 

9

會計電算化備份電子文件、財務工作受表彰的獎牌、獎狀、證書等

同紙質文件

特種載體檔案

10

安全保衛工作計劃、總結及專項匯報

10

 

11

處置突發事件應急預案

30

 

工會

1

工會年度工作計劃、總結

永久

 

2

工會 委員名單、會員名冊、入會登記表

永久

 

3

成立、改選工會組織的請示、批復

永久

 

4

全校教職工代表大會

 

 

工會

4.1

通知、名單、議程、開閉幕詞、報告、講話、總結、決議、決定、會議紀要、記錄等

永久

 

4.2

典型材料、代表發言材料、交流材料

30

 

4.3

討論未通過文件

10

 

5

教職工之家受表彰文件

 

 

5.1

省級(含)以上

永久

 

5.2

省級以下

30

 

5.3

先進事跡材料

30

 

6

學校工會對職工的表彰文件

30

 

7

婦女工作和計劃生育工作的文件材料

10

 

8

上級有關工會工作的文件材料

10

 

9

工會開展各項文體活動形成的文件材料

10

 

10

工會活動形成的照片、錄音、錄像、實物文件材料

同紙質文件

特種載體檔案

團委

1

團委年度工作計劃和總結

永久

 

2

團委、團支部建立、改選等材料

永久

 

3

團干部名單、團員總名冊

永久

 

4

團組織關系轉入轉出介紹信及存根

永久

 

5

團代會文件材料

 

 

5.1

通知、名單、議程、報告、講話、總結、決議、決定、會議通過文件等

永久

 

團委

5.2

典型材料、代表發言材料、交流材料

30

 

6

團組織、團干部、團員受表彰文件

 

 

6.1

省級(含)以上

永久

 

6.2

省級以下

 

 

7

上級團委有關團的工作方針、政策等文件

10

 

8

團組織開展各種文體活動的材料

10

 

9

團委各項活動形成的照片、錄音、錄像、實物等文件材料

同紙質文件

特種載體檔案

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